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  • 4.3.6 Adressbücher teilen
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Eine bestimmte Kontaktliste soll mit anderen TSN-Usern geteilt werden:

Teilen kann man nur ganze Adressbücher, die Kontaktliste (=Verteilerliste), die man freigeben möchte, muss sich also in einem geteilten Adressbuch befinden.

Diese Kontaktliste darf nur aus Kontakten bestehen, auf die jene Benutzer, mit denen geteilt wird, auch selber Zugriff haben.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Diese Kontakte sind im selben Adressbuch wie die Kontaktliste, dann können Benutzer, mit denen das Adressbuch geteilt wird, sowohl auf die Kontaktliste (=Gruppenobjekt), als auch auf alle enthaltenen Kontakte (=Personenobjekte) zugreifen und sie verwenden.
  2. Diese Kontakte sind in Adressbüchern, auf die alle Personen (z. B. in einer Schule) Zugriff haben. Dann können Benutzer, mit denen das Adressbuch geteilt wird, auf die Kontaktliste (=Gruppenobjekt) über das geteilte Adressbuch und auf die Kontakte (=Personenobjekte) über die öffentlichen Adressbücher zugreifen und sie verwenden.
Anlegen eines Adressbuches zum Teilen

siehe auch: 4.3.2.1 Anlegen von Adressbüchern

  1. Ein neues Adressbuch, das ausdrücklich zum Teilen bestimmt sein soll, wird anlegt.
  2. Bestimmte Kontakte (=Personenobjekte) werden in das neue Adressbuch verschoben oder kopiert und dort zu einer Kontaktliste (=Gruppenobjekt) zusammengefasst, die danach geteilt werden soll.
  3. Die Kontaktliste (=Gruppenobjekt), die geteilt werden soll,  wird innerhalb des Adressbuches, das geteilt werden soll, neu erstellt. Dort werden ausschließlich Kontakte (=Personenobjekte) aus dem selben Adressbuch hinzugefügt, in dem sowohl die Kontaktliste als auch die Kontakte erstellt wurden.
  4. Dieses Adressbuch wird samt allen Personen- und Gruppenobjekten für andere Benutzer freigegeben.

Achtung

Will man Kontakte aus mehreren Adressbüchern in eine Kontaktliste zusammenfassen, die man im geteilten Adressbuch angelegt hat, dann bekommen die Benutzer, mit denen geteilt worden ist, bei allen Kontakten, die in ungeteilten Adressbüchern liegen, Fehlermeldungen. Sie können z. B. keine Nachrichten an die Kontaktliste adressieren.

Wartung der Kontakte

Werden Kontakte in das zu teilende Adressbuch kopiert, dann muss jede Änderung der Kontaktdaten in beiden Instanzen (im eigenen Adressbuch und im zu teilenden Adressbuch) vorgenommen werden.

Was zu beachten ist, damit Adressbücher nicht irrtümlich global geteilt werden !

Die TSNmail-Login Gruppe einer Schule umfasst sowohl Schüler/innen als auch Lehrer/innen. Wird ein Adressbuch mit einer solchen Gruppe geteilt, dann ist es für alle Mitglieder der Gruppe in der Webmailansicht vorhanden, was aus Datenschutzüberlegungen heraus nicht sinnvoll ist.

Um sein eigenes Adressbuch nicht versehentlich global zu teilen, beachten Sie bitte:

  • Keinesfalls mit der Zeile "Angemeldete Benutzer" teilen (Die Rechte sind dort so gesetzt, dass jedes Mailkonto im TSNmail dieses Adressbuch sehen kann.)
  • Nicht mit der Zeile "Gastrechte" teilen
  • Nicht mit der Zeile "Objektersteller" teilen
  • In der Zeile "Einzelne Benutzer" die Login-Benutzernamen der Personen eingeben, die das eigene Adressbuch sehen sollen (Diese Accounts können mit Lesezugriff (Zeigen und Lesen) bzw. mit Änderungszugriff (Zeigen, Lesen, Bearbeiten) berechtigt werden.)
  • Wer mit Gruppen teilen will, soll die kleinstmögliche Gruppe auswählen und sich ggf. mit den lokalen Administratorinnen/Administratoren (=Kustodinnen/Kustoden) an der Schule absprechen, um zu erfahren, welche Gruppen welche Mailboxen und Personen umfassen.

 

 

 

 

Quelle: Martin Schäppi, DVT

 

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